Digitale Langzeitarchivierung: So sichern Gemeinden ihre Akten

Elektronische Akten bleiben nicht automatisch dauerhaft lesbar. Der Beitrag zeigt, wie Gemeinden Verantwortlichkeiten, Bewertung, Standards, Sicherheit und Systemwechsel so organisieren, dass ihre Überlieferung erhalten bleibt.

Digitale Akten sind nicht automatisch dauerhaft gesichert

Gemeinden führen immer mehr Geschäfte ohne verbindliches Papieroriginal. Beschlüsse, Baugesuche, Verträge, Finanzdaten, Personalakten, Sozialhilfedossiers, Schulunterlagen, Pläne und E-Mails entstehen in Geschäftsverwaltungssystemen, Fachanwendungen, Datenbanken und Kollaborationsplattformen. Damit wächst die Abhängigkeit von Software, Dateiformaten und technischen Anbietern.

Dass eine Datei heute auf einem Server oder in einer Cloud vorhanden ist, bedeutet noch nicht, dass sie in mehreren Jahrzehnten lesbar, verständlich und rechtlich einordenbar bleibt. Speichermedien altern, Anwendungen werden ersetzt und Dateiformate können veralten. Ohne ausreichende Metadaten geht zudem der Zusammenhang verloren: Zu welchem Geschäft gehörte eine Unterlage? Wer war verantwortlich? Welche Version war verbindlich? Welche Schutzfrist gilt?

Digitale Langzeitarchivierung soll deshalb nicht einfach möglichst viele Daten aufbewahren. Sie soll jene Unterlagen, die dauerhaft erhalten werden müssen, zusammen mit ihrem Kontext, ihrer Struktur und den nötigen Nachweisen sichern. Das Schweizerische Bundesarchiv beschreibt die digitale Archivierung als aktiven Prozess, bei dem Primärdaten und Metadaten gemeinsam erhalten, ihre Integrität kontrolliert und gefährdete Formate bei Bedarf migriert werden. Die Grundsätze sind in der Policy Digitale Archivierung des Bundesarchivs erläutert.

Backup, Geschäftsverwaltung und Archiv erfüllen unterschiedliche Aufgaben

In der Praxis werden Datensicherung, elektronische Aktenführung und Langzeitarchivierung häufig vermischt. Für eine tragfähige Lösung müssen die Aufgaben jedoch getrennt betrachtet werden.

Instrument	Hauptzweck	Grenze
Backup	Wiederherstellung von Systemen und Daten nach Defekten, Fehlbedienung oder Cyberangriffen	Keine archivische Bewertung, keine dauerhafte Formatpflege und keine langfristige Erschliessung
Dokumentenmanagement oder GEVER	Geordnete Bearbeitung, Dossierbildung und Nachvollziehbarkeit während des Geschäftsprozesses	Ersetzt das dauerhafte Archiv nur, wenn zusätzlich Übernahme, Erhaltung, Schutzfristen und langfristiger Zugang gewährleistet sind
Digitale Langzeitarchivierung	Dauerhafte Erhaltung ausgewählter Unterlagen samt Kontext, Metadaten und Integritätsnachweis	Ist keine unveränderte Vollspeicherung aller je entstandenen Dateien

Die Waadtländer Arbeitshilfe für Gemeinden hält ausdrücklich fest, dass eine elektronische Dokumentenverwaltung nicht mit elektronischer Archivierung gleichzusetzen ist. Für eine spätere Ablieferung braucht es unter anderem ein Ordnungssystem, dossierbezogene Aktenführung, Metadaten zum Lebenszyklus und einen strukturierten Export von Daten und Metadaten. Diese Anforderungen werden in der Waadtländer Arbeitshilfe zu Gemeindearchiven beschrieben.

Empfehlung für Gemeinden: Backup, laufende Aktenführung und Archivierung sollten in Konzepten, Zuständigkeiten und Verträgen ausdrücklich unterschieden werden. Eine moderne Cloudplattform oder ein Dokumentenmanagementsystem darf nicht allein aufgrund seiner Speicher- und Suchfunktionen als Langzeitarchiv betrachtet werden.

Der rechtliche Rahmen ist kantonal zu klären

Das Bundesgesetz über die Archivierung regelt vor allem die Archivierung von Unterlagen des Bundes und bestimmter mit Bundesaufgaben betrauter Stellen. Für Gemeinden sind in erster Linie das kantonale Archivrecht, das Datenschutz- und Informationsrecht, das Gemeinderecht sowie fachbereichsspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten massgebend. Das Bundesgesetz über die Archivierung kann deshalb nicht als vollständige Rechtsgrundlage für kommunale Archive verwendet werden.

Die kantonalen Regelungen unterscheiden sich. Eine schweizweit einheitliche Tabelle mit verbindlichen Aufbewahrungsfristen für alle kommunalen Aktenarten lässt sich aus den vorliegenden Grundlagen nicht ableiten. Vor einer Umsetzung muss jede Gemeinde deshalb mit dem zuständigen Staats- oder Kantonsarchiv klären, welche Unterlagen anzubieten sind, wer über ihre Archivwürdigkeit entscheidet, welche Schutzfristen gelten und unter welchen Voraussetzungen Originale vernichtet werden dürfen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Aufbewahrung und Archivierung. Nach dem Abschluss eines Geschäfts müssen Unterlagen häufig noch während einer gesetzlichen oder administrativen Frist verfügbar bleiben. Erst danach folgt die archivische Bewertung: Unterlagen werden vernichtet, in einer Auswahl übernommen oder dauerhaft archiviert. Das Staatsarchiv Zürich weist darauf hin, dass geschäftsrelevante Unterlagen nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist dem Gemeindearchiv anzubieten sind und Bewertungsentscheide dokumentiert werden müssen. Weitere Hinweise und fachbereichsspezifische Bewertungshilfen sind auf der Seite Wie Gemeinden Archive führen verfügbar.

Unbegrenztes Speichern ist weder fachlich noch datenschutzrechtlich die richtige Antwort. Ebenso riskant ist eine automatische Löschung allein aufgrund des technischen Alters einer Datei. Erforderlich sind schriftliche Regeln, die Aktenart, Aufbewahrungsfrist, Bewertungsentscheid, Schutzbedarf und zuständige Stelle miteinander verbinden.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen ausgelagerte und interkommunale Aufgaben. Bei Zweckverbänden, regionalen Fachstellen oder privaten Leistungserbringern muss geregelt sein, wer den verbindlichen Aktenbestand führt, wer über Bewertung und Vernichtung entscheidet und wie die Gemeinde bei Vertragsende oder Auflösung ihre Unterlagen vollständig zurückerhält. Die Waadtländer Archivbehörde verlangt für interkommunale Aufgaben eine ausdrückliche Regelung der Archivierung und den jederzeitigen Zugriff der beteiligten Gemeinden auf die Unterlagen ihrer delegierten Aufgaben. Entsprechende Hinweise finden sich bei den Archives communales des Kantons Waadt.

Dateien allein genügen nicht: Der Kontext muss erhalten bleiben

Ein dauerhaft lesbares PDF kann seinen Beweis- und Informationswert verlieren, wenn der Dossierzusammenhang fehlt. Für die Langzeitarchivierung müssen deshalb neben den eigentlichen Inhalten auch Metadaten erhalten werden. Dazu gehören insbesondere eindeutige Kennungen, Herkunft, zuständige Organisationseinheit, Geschäft und Dossier, Erstellungs- und Abschlussdaten, Versionen, Beziehungen zwischen Dokumenten, Aufbewahrungs- und Schutzfristen, Zugriffsregeln, Dateiformat und Prüfsummen.

Bei Fachanwendungen reicht ein PDF-Ausdruck einzelner Masken meist nicht aus. Je nach Archivierungsziel können strukturierte Daten, Tabellenbeziehungen, Codelisten, Datenmodelle, Anhänge, Statusverläufe und die Dokumentation der verwendeten Software erforderlich sein. Das Bundesarchiv verfolgt den Grundsatz, Daten von spezifischen Anwendungen, Betriebssystemen und Hardware zu trennen. Die Anwendungen selbst werden grundsätzlich nicht archiviert; die zum Verständnis der Daten nötige Dokumentation muss jedoch erhalten bleiben.

Für relationale Datenbanken ist SIARD ein wichtiger Ansatz. Das vom Bundesarchiv entwickelte Format ermöglicht eine softwareunabhängige Sicherung von Datenbankinhalten. Für abgeschlossene Geschäftsdokumente werden je nach Vorgabe des zuständigen Archivs häufig Formate wie PDF/A verwendet; für strukturierte Daten kommen unter anderem CSV, XML oder SIARD infrage. Das Bundesarchiv publiziert seine aktuell akzeptierten Formate und Hilfsmittel unter Digitale Unterlagen abliefern. Diese Liste ist eine fachliche Referenz, aber nicht automatisch für jede Gemeinde verbindlich.

Auch elektronische Signaturen benötigen eine langfristige Strategie. Zertifikate können ablaufen oder widerrufen werden. Der Standard eCH-0250 beschreibt Anforderungen zur Erhaltung der Prüfbarkeit elektronischer PDF-Signaturen. Das blosse Speichern eines signierten Dokuments stellt deshalb noch nicht sicher, dass seine Signatur Jahrzehnte später zuverlässig überprüft werden kann.

Standards erleichtern die Übergabe und vermindern Abhängigkeiten

Der internationale Referenzrahmen für digitale Archive ist das Open Archival Information System, kurz OAIS. Die aktuelle Norm ISO 14721:2025 beschreibt kein bestimmtes Produkt, sondern ein Organisations- und Informationsmodell für die Übernahme, Speicherung, Erhaltung und Bereitstellung digitaler Informationen. Vereinfacht werden drei Pakettypen unterschieden:

• Ablieferungspaket: Daten, Dokumente, Struktur und Metadaten gelangen aus dem Quellsystem zum Archiv.
• Archivpaket: Die geprüften Inhalte werden in einer dauerhaft verwalteten Form gespeichert.
• Auslieferungspaket: Für Verwaltung, Forschung oder Öffentlichkeit wird eine rechtlich zulässige Nutzungskopie bereitgestellt.

Für die Schweiz ist insbesondere der Standard eCH-0160, Archivische Ablieferungsschnittstelle, relevant. Er beschreibt die Übergabe von Dossiers und Dokumenten aus GEVER-Systemen, Fachanwendungen, Datenbanken und Dateisammlungen an ein Archiv. Die in der Recherche berücksichtigte genehmigte Version ist 1.3.0.

eCH-Standards sind nicht automatisch für jede Gemeinde rechtlich verbindlich. Sie können jedoch von Behörden verbindlich erklärt oder in Ausschreibungen als technische Spezifikationen verlangt werden. eCH empfiehlt offene und produktneutrale Standards ausdrücklich, um die Interoperabilität zu verbessern und Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern zu vermindern. Die Einordnung findet sich unter Verbindlichkeit von eCH-Standards.

Empfehlung für Gemeinden: Die Archivierungsfähigkeit sollte bereits bei jeder neuen GEVER- oder Fachanwendung verlangt werden. Der Anbieter sollte Daten, Dokumente, Versionen, Beziehungen und Metadaten vollständig und dokumentiert exportieren können. Ein Exportversprechen ist vor der Abnahme mit einem realistischen Dossier und einem unabhängigen Wiedereinlesetest zu prüfen.

Die grössten Risiken entstehen oft vor dem Archiv

Viele Probleme werden nicht im Langzeitarchiv verursacht, sondern während der laufenden Aktenführung. Unklare Ordnerstrukturen, persönliche Ablagen, fehlende Dossierabschlüsse und widersprüchliche Versionen erschweren die spätere Bewertung und Übernahme. E-Mails, Teams-Nachrichten und Dateien in Kollaborationsplattformen werden zudem häufig nicht konsequent in das führende Dossier übernommen.

Gemeinden sollten festlegen, welche Kommunikation geschäftsrelevant ist, wer sie ablegt und wie Anhänge, Chatverläufe oder Kanalbeiträge behandelt werden. Eine Kollaborationsplattform eignet sich für die Zusammenarbeit, ist aber ohne geregelte Aktenführung, Aufbewahrung und Ablieferung kein verlässliches Archiv.

Weitere Risiken sind proprietäre Datenformate, fehlende Schnittstellen, nicht dokumentierte Datenmodelle und Verträge ohne geregelten Ausstieg. Wird eine Fachanwendung erst beim Ende ihres Supports auf Archivierungsfähigkeit geprüft, können Herstellerwissen, Exportfunktionen oder notwendige Metadaten bereits fehlen. Die spätere Bereinigung und Migration wird dadurch aufwendig und fehleranfällig.

Auch die Informationssicherheit bleibt über die gesamte Archivdauer relevant. Digitale Archive enthalten häufig besonders schützenswerte Personendaten und zugleich einen konzentrierten Bestand wertvoller Verwaltungsinformationen. Erforderlich sind rollenbasierte Berechtigungen, Mehrfaktor-Authentisierung, Protokollierung, Verschlüsselung, getrennte Sicherungskopien, Wiederherstellungstests und geregelte Reaktionen auf Sicherheitsvorfälle. Das Bundesamt für Cybersicherheit empfiehlt bei externen IT-Dienstleistern unter anderem, Datenstandort, Sicherheitsmassnahmen, Wiederherstellungstests, Leistungsvereinbarungen und Auditmöglichkeiten vertraglich zu klären. Die Hinweise sind unter Empfehlungen für die Zusammenarbeit mit IT-Providern veröffentlicht.

Gemeinsame Lösungen können Fachwissen und Infrastruktur bündeln

Der Aufbau und dauerhafte Betrieb eines eigenen digitalen Archivsystems verlangt spezialisiertes Wissen, technische Infrastruktur, regelmässige Formatüberwachung und langfristig gesicherte Ressourcen. Für kleinere und mittlere Gemeinden können kantonale oder interkommunale Modelle deshalb zweckmässig sein. Diese Einschätzung ist eine organisatorische Empfehlung; welche Lösung wirtschaftlich und rechtlich geeignet ist, muss im Einzelfall geprüft werden.

Ein aktuelles Beispiel ist BE-Archive im Kanton Bern. Gemäss der Projektseite soll BE-Archive Standard für Berner Einwohnergemeinden Daten aus gemeinsam genutzten Anwendungen von Kanton und Gemeinden aufnehmen. BE-Archive Plus ist als freiwilliges Angebot für zusätzliche Ablieferungen aus kommunalen GEVER-Systemen und Fachanwendungen vorgesehen. Für Plus muss das Quellsystem Archivpakete nach eCH-0160 erstellen können; zudem braucht die Gemeinde ein Ordnungssystem oder einen Archivplan. Der produktive Betrieb ist nach dem Stand der Recherche für 2028 vorgesehen. Weitere Angaben enthält die Projektseite BE-Archive.

Das Beispiel zeigt zugleich die Grenzen einer zentralen Lösung: Der Kanton kann den technischen Betrieb und die langfristige Erhaltung übernehmen. Die Gemeinde bleibt jedoch für die Qualität ihrer Aktenführung, die Bewertung, die Aussonderung, die Vorbereitung der Ablieferungen und die inhaltliche Betreuung ihres Archivs verantwortlich.

Auch andere Kantone setzen auf gemeinsame Strukturen. Das Staatsarchiv Aargau verweist auf den Archivverbund DIMAG Schweiz, in dem mehrere Staatsarchive zusammenarbeiten. Die Aargauer Fachseite erläutert zudem die grundlegenden Herausforderungen durch alternde Hard- und Software, wachsende Datenmengen und Mehrfachspeicherungen. Sie ist unter Digitale Langzeitarchivierung abrufbar.

Was Gemeinden bei einer Beschaffung verlangen sollten

Eine Ausschreibung sollte nicht bloss Speicherplatz oder ein «digitales Archiv» verlangen. Entscheidend ist eine überprüfbare Anforderungsmatrix. Aus den in der Recherche ausgewerteten Standards und Behördenempfehlungen ergeben sich insbesondere folgende Punkte:

• Recht und Zuständigkeit: Abbildung von Aufbewahrungs- und Schutzfristen, dokumentierte Bewertung und Vernichtung sowie klar geregelte Verantwortlichkeiten.
• Vollständiger Export: Übergabe von Primärdaten, Metadaten, Dossierstrukturen, Anhängen, Versionen, Beziehungen und Protokollen in dokumentierter Form.
• Offene Standards: Unterstützung der vom zuständigen Archiv verlangten eCH-Schnittstellen und geeigneter archivtauglicher Formate.
• Übernahmeprüfung: Kontrolle von Paketstruktur, Vollständigkeit, Dateiformaten, Schadsoftware und Prüfsummen mit nachvollziehbaren Fehlerberichten.
• Langzeiterhaltung: Regelmässige Integritätskontrollen, Überwachung gefährdeter Formate, dokumentierte Migrationen und nachvollziehbare Versionierung.
• Zugriff und Datenschutz: Rollen, Schutzfristen, protokollierte Zugriffe, kontrollierte Auslieferung und gegebenenfalls ein digitaler Lesesaal.
• Betrieb und Sicherheit: Datenstandort, Unterauftragnehmer, Verschlüsselung, getrennte Kopien, Notfallplanung, Wiederherstellungstests und Sicherheitsmeldungen.
• Exit: Vollständiger, standardisierter Export ohne Verlust von Kontext und Protokollen, transparente Ausstiegskosten und ein praktisch getesteter Anbieterwechsel.

Eine Herstellererklärung zur «OAIS-Konformität» sollte nicht ungeprüft übernommen werden. Die Norm ISO 16363:2025 bietet einen Referenzrahmen für die Beurteilung vertrauenswürdiger digitaler Archive. Für Gemeinden ist vor allem entscheidend, dass Anforderungen und Nachweise vertraglich festgelegt und mit realistischen Abnahmetests überprüft werden.

Ein schrittweises Vorgehen für Gemeinden

1. Verantwortung festlegen: Verwaltungsleitung oder Exekutive erteilen einen klaren Auftrag. Archivverantwortung, Stellvertretung sowie die Rollen von Gemeindeschreiberei, IT, Datenschutz und Fachbereichen werden bezeichnet.
2. Kantonale Vorgaben klären: Das zuständige Staats- oder Kantonsarchiv wird früh einbezogen. Zu klären sind Anbietepflicht, Bewertung, Schutzfristen, zulässige Formate und Voraussetzungen für die Vernichtung von Papieroriginalen.
3. Informationsinventar erstellen: GEVER, Fachanwendungen, Datenbanken, Dateiserver, E-Mail, Kollaborationsplattformen, Webseiten, Geodaten und auszulagernde Systeme werden mit Inhalt, Zeitraum, Datenmenge, Schutzbedarf und Exportfähigkeit erfasst.
4. Risiken priorisieren: Vorrang erhalten Systeme mit auslaufendem Support, bevorstehender Ablösung, proprietären Formaten, fehlenden Exporten oder ausschliesslich digital vorhandenen rechtlich bedeutsamen Unterlagen.
5. Ordnung und Bewertung regeln: Ein Akten- oder Registraturplan verbindet Aufgaben, Dossiers, Aufbewahrungsfristen, Bewertungsentscheide, Schutzregeln und Zuständigkeiten.
6. Betriebsmodell wählen: Kantonale, interkommunale, externe, eigene oder hybride Lösung werden nach Recht, Fachkompetenz, Sicherheit, Kosten und Exitfähigkeit verglichen.
7. Pilot durchführen: Ein überschaubarer, abgeschlossener Bestand wird vom Quellsystem bis zur späteren Auslieferung getestet. Fehlerfälle, Berechtigungen, Prüfsummen und Wiederaufnahme in ein anderes System gehören zum Test.
8. Dauerbetrieb etablieren: Regelmässige Ablieferungen, Integritätsprüfungen, Rechtekontrollen, Schulungen, Notfallübungen und Vertragsprüfungen werden als wiederkehrende Aufgaben verankert.

Ein geeigneter Pilot kann beispielsweise abgeschlossene Gemeinderatsgeschäfte eines Jahrgangs, eine Serie von Baugesuchen oder Daten aus einer abzulösenden Fachanwendung umfassen. Entscheidend ist, dass nicht nur der Import funktioniert, sondern auch spätere Suche, Nutzung, Schutzfrist und vollständiger Export geprüft werden.

Kosten entstehen vor allem durch Ordnung, Migration und Dauerbetrieb

Der Speicherbedarf ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Ressourcen werden insbesondere für Bestandsaufnahme, Bereinigung, Aktenplan, rechtliche und archivische Bewertung, Anpassung von Schnittstellen, Metadatenergänzung, Konvertierung alter Formate, Datenbankaufbereitung, Sicherheitsmassnahmen und Schulung benötigt. Hinzu kommen laufender Betrieb, Integritätsprüfungen, Formatmigrationen und ein späterer Systemwechsel.

Auch bei einer kantonalen oder extern betriebenen Plattform braucht die Gemeinde eigene personelle Zuständigkeiten. Mindestens erforderlich sind archivische Verantwortung, fachliche Kenntnisse der betroffenen Geschäftsprozesse, IT-Kompetenz sowie die Einbindung von Datenschutz und Verwaltungsleitung. Eine Auslagerung kann technische Aufgaben bündeln, ersetzt aber nicht die kommunalen Bewertungs- und Führungsentscheide.

Empfehlung für die Finanzplanung: Ein Projektbudget sollte neben Lizenz- und Betriebskosten ausdrücklich Aufbereitung der Altbestände, Schnittstellen, Tests, Schulung, interne Arbeitszeit und Exitkosten ausweisen. Belastbare allgemeine Vergleichswerte für alle Gemeinden lassen sich aus der vorliegenden Recherche nicht ableiten.

Kurzcheck für den Einstieg

Für eine erste Standortbestimmung können Gemeinden folgende Fragen beantworten:

• Ist eine archivverantwortliche Person mit Stellvertretung bezeichnet?
• Bestehen ein aktueller Aktenplan sowie dokumentierte Aufbewahrungs- und Bewertungsregeln?
• Welche Unterlagen liegen bereits ausschliesslich digital vor?
• Welche Fachanwendungen werden in den nächsten Jahren ersetzt?
• Können alle Systeme Daten, Dokumente und Metadaten vollständig exportieren?
• Sind E-Mail, Kollaborationsplattformen, Webseiten und Datenbanken in der Aktenführung berücksichtigt?
• Sind Backup und Langzeitarchiv organisatorisch und technisch getrennt?
• Werden Integrität, Wiederherstellung, Berechtigungen und Schutzfristen regelmässig getestet?
• Enthalten Verträge mit Anbietern, Zweckverbänden und Leistungserbringern klare Archiv- und Exitklauseln?
• Wurde ein vollständiger Export bereits praktisch geprüft?

Fazit: Zuerst Ordnung und Verantwortung, dann die Technik

Digitale Langzeitarchivierung sichert nicht bloss Dateien, sondern die Nachvollziehbarkeit kommunalen Handelns. Damit elektronische Akten auch nach Jahrzehnten auffindbar, lesbar, verständlich, integer und kontrolliert zugänglich bleiben, müssen Aktenführung, Bewertung, Metadaten, Standards, Sicherheit und dauerhafter Betrieb zusammenspielen.

Der sinnvollste erste Schritt ist deshalb nicht der Kauf eines Archivprodukts. Gemeinden sollten zunächst ihre Rechtslage, Zuständigkeiten, Informationsbestände und Risiken klären. Darauf aufbauend können sie ein geeignetes Betriebsmodell wählen, Anforderungen an Quellsysteme und Archivplattform festlegen und einen realistischen Pilot durchführen.

Für viele kleinere und mittlere Gemeinden dürften gemeinsame kantonale oder interkommunale Lösungen prüfenswert sein. Unabhängig vom technischen Modell bleibt jedoch die Verantwortung der Gemeinde bestehen: Sie muss entscheiden, welche Unterlagen dauerhaft erhalten werden, wie deren Kontext gesichert wird und wer unter welchen Bedingungen darauf zugreifen darf.