Wie bleibt eine Gemeinde handlungsfähig, wenn ihr IT-Anbieter ausfällt oder seine Bedingungen ändert? Der Beitrag zeigt, welche Vertragsregeln, Datenzugänge und Vorkehrungen einen späteren Wechsel erleichtern.
Handlungsfähig bleiben statt alles selbst betreiben
Was könnte eine Gemeindeverwaltung noch erledigen, wenn ihr wichtigster IT-Dienst ausfiele? Und könnte sie zu einem anderen Anbieter wechseln, ohne den Zugang zu ihren Informationen oder wesentliche Arbeitsabläufe zu verlieren? Solche Fragen machen digitale Souveränität zu einer Führungsaufgabe. Im Mittelpunkt steht nicht eine bestimmte Softwaremarke, sondern die Fähigkeit, öffentliche Aufgaben auch unter veränderten Bedingungen zu erfüllen.
Der Bundesrat beschreibt digitale Souveränität in seinem Bericht vom November 2025 als die dafür notwendige Kontrolle und Handlungsfähigkeit im digitalen Raum. Mit der Strategie Digitale Schweiz 2026 hat er das Thema zu einem Schwerpunkt erklärt. Für die Bundesverwaltung ist die Strategie verbindlich; Gemeinden dient sie als Orientierungsrahmen, nicht als unmittelbar geltende kommunale IT-Vorschrift.
Digitale Souveränität geht dabei über Datenschutz und Informationssicherheit hinaus. Datenschutz betrifft die rechtmässige Bearbeitung von Personendaten; Informationssicherheit schützt unter anderem vor unbefugtem Zugriff, Manipulation und Verlust. Zusätzlich stellt sich die Frage, ob eine Verwaltung ihre Systeme steuern, überprüfen und bei Bedarf ersetzen kann. Die Bundesweisung W012 verbindet deshalb Kontrolle mit Wirtschaftlichkeit, Widerstandsfähigkeit und Zusammenarbeit. Vollständige Unabhängigkeit bezeichnet sie in den meisten Fällen als unrealistisch.
Für Gemeinden empfiehlt sich daher ein pragmatisches Ziel: Abhängigkeiten kennen, rechtliche Grenzen einhalten und realistische Handlungsoptionen sichern. Daraus folgt weder eine Pflicht zum Eigenbetrieb noch eine pauschale Absage an Cloud-Dienste, also über ein Netzwerk bereitgestellte IT-Leistungen.
Abhängigkeiten entlang der Verwaltungsaufgaben prüfen
Eine Beurteilung sollte nicht bei der Liste der Vertragspartner stehen bleiben. Für jede wichtige Verwaltungsaufgabe empfiehlt sich eine einfache Übersicht: Welche Anwendung wird benötigt? Wo liegen die Daten? Wer betreibt die Lösung, und welche weiteren Unternehmen oder Plattformen sind daran beteiligt?
Dabei sind mehrere Ebenen zu betrachten. Bei den Daten geht es um vollständige, verständliche Rückgabeformate. Bei Fachanwendungen sind Schnittstellen zu prüfen, also technische Verbindungen zwischen Programmen. Auf der betrieblichen Ebene stehen administrative Zugänge, Wiederherstellung und Dokumentation im Vordergrund. Hinzu kommen das notwendige Fachwissen, Kündigungsbedingungen und die Kosten eines Übergangs.
Diese Prüfperspektive gilt für internationale Plattformen ebenso wie für regionale Dienstleister. Als mögliche Schwachstelle ist beispielsweise zu untersuchen, ob eine individuell angepasste Fachanwendung nur noch von einer einzigen Person verstanden wird. Ebenso sollte geklärt werden, ob mehrere direkte Vertragspartner letztlich dieselbe technische Plattform nutzen. Die Anzahl der Anbieter allein wäre dann kein ausreichender Massstab für Unabhängigkeit.
Für die Priorisierung empfiehlt sich, Datenempfindlichkeit und Ausfallfolgen getrennt zu beurteilen. Eine Anwendung mit besonders schützenswerten Personendaten verlangt eine andere Prüfung als eine öffentliche Informationsseite. Letztere könnte im Krisenfall dennoch wichtig sein. Entscheidend ist deshalb die konkrete Aufgabe: Was muss weiter funktionieren, und welche Folgen hätte eine Unterbrechung?
Rechtliche Grenzen lassen sich nicht durch einen Beschluss beseitigen
Die Verantwortung bleibt beim öffentlichen Organ
Für kommunale Behörden ist grundsätzlich das jeweilige kantonale Datenschutzrecht massgeblich; fachgesetzliche Bestimmungen und Geheimhaltungspflichten können hinzukommen. Das eidgenössische Datenschutzgesetz richtet sich grundsätzlich an private Personen und Bundesorgane. Die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich erläutert diese Abgrenzung für die öffentlichen Organe ihres Kantons. Eine schweizweit einheitliche Freigabe kommunaler Cloud-Nutzungen lässt sich daraus nicht ableiten.
Auch bei einer Auslagerung bleibt das öffentliche Organ für die Daten verantwortlich. Darauf weist die Zürcher Datenschutzbeauftragte in ihren Informationen zur Auslagerung ausdrücklich hin. Die Gemeinde kann den Betrieb übertragen, nicht aber ihre Verantwortung durch einen Dienstleistungsvertrag ersetzen.
Das Cloud-Merkblatt von privatim, der Konferenz der schweizerischen Datenschutzbeauftragten, unterstreicht eine weitere Grenze: Öffentliche Organe dürfen Risiken für die Grundrechte betroffener Personen nicht nach freiem Ermessen akzeptieren. Massgeblich bleiben die verfassungsrechtlichen Anforderungen. Ein Gemeinderatsbeschluss macht eine unzulässige Datenbearbeitung somit nicht zulässig.
Vor einem konkreten Vorhaben sind deshalb das anwendbare Recht und die erforderlichen Prüfungen zu klären. Dazu können eine Datenschutz-Folgenabschätzung, also eine vertiefte Beurteilung der Auswirkungen auf Betroffene, und eine Prüfung durch die zuständige Aufsicht gehören. Welche Verfahren erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Recht und Vorhaben.
Bei Cloud-Diensten zählen die tatsächlichen Zugriffsmöglichkeiten
Besondere Aufmerksamkeit verlangt die privatim-Resolution vom November 2025. Sie beurteilt die Auslagerung besonders schützenswerter oder gesetzlich geheimnisgeschützter Personendaten in direkt nutzbare Cloud-Anwendungen grosser internationaler Anbieter in den meisten Fällen als unzulässig und nennt ausdrücklich Microsoft 365. Als Voraussetzung für eine solche Nutzung verlangt privatim eine Verschlüsselung durch das verantwortliche Organ ohne Schlüsselzugang für den Anbieter.
Diese Resolution ist eine Aufsichtsposition, kein neues Bundesgesetz und kein pauschales Verbot sämtlicher Microsoft-Nutzungen. Zudem hat sich der Kanton Glarus der Resolution nicht angeschlossen. Für Gemeinden bleibt die Beurteilung ihrer konkreten Datenbearbeitung durch das zuständige kantonale Regelwerk entscheidend.
Ein Schweizer Rechenzentrum beantwortet die Zugriffsfrage nicht allein. Das Zürcher Merkblatt zu Cloud-Produkten von US-Unternehmen vom Februar 2026 erläutert, dass vom US-Gesetz CLOUD Act erfasste Anbieter auch zur Herausgabe von ausserhalb der USA gespeicherten Daten verpflichtet werden können. Bei besonderen Personendaten verlangt es technische Massnahmen, damit das US-Unternehmen nicht eigenständig auf unverschlüsselte Inhalte zugreifen kann. Bei besonderen Geheimhaltungspflichten gilt dies auch für Randdaten, etwa Angaben über Verbindungen und Nutzung.
Diese Zürcher Vorgaben sind als kantonale Position einzuordnen. Als praktische Prüffrage lässt sich daraus ableiten: Nicht nur fragen, ob Daten verschlüsselt sind, sondern wer sie unter welchen Umständen entschlüsseln kann.
Beschaffung und Verträge auf einen möglichen Wechsel ausrichten
Die Anforderungen an spätere Handlungsfreiheit sollten bereits in die Beschaffung einfliessen. Der öffentliche Beschaffungsleitfaden TRIAS behandelt neben Preis und Qualität auch Lebenszykluskosten, also die Kosten über die Nutzungsdauer. Er erläutert zudem die grundsätzlich neutrale Formulierung technischer Anforderungen und empfiehlt, einen Vertragsentwurf möglichst den Ausschreibungsunterlagen beizulegen.
Für Gemeinden bedeutet dies: Souveränität möglichst in überprüfbare Leistungen übersetzen. Das können dokumentierte Schnittstellen, definierte Exportformate oder vereinbarte Unterstützung beim Anbieterwechsel sein. Solche Anforderungen müssen zum Beschaffungsgegenstand passen und beschaffungsrechtlich geprüft werden. Eine pauschale Bevorzugung aufgrund der Herkunft des Anbieters ist kein Ersatz dafür.
Standards konkret benennen
Der Verein eCH hält fest, dass seine Standards grundsätzlich Empfehlungen sind. Bund, Kantone und Gemeinden können sie für verbindlich erklären und in Beschaffungen aufnehmen. Offene, produkteneutrale Standards sollen den Datenaustausch erleichtern und Abhängigkeiten reduzieren.
Empfehlenswert ist, den relevanten Standard, seine Version und den verlangten Anwendungsumfang genau festzulegen. Eine allgemeine Zusicherung wie «eCH-konform» sollte durch passende Nachweise ergänzt werden. Ein funktionierender Datenaustausch für einen einzelnen Geschäftsfall darf dabei nicht ungeprüft mit der vollständigen Übertragbarkeit einer Fachanwendung gleichgesetzt werden.
Die Rückgabe von Daten reicht als Schlagwort nicht
Die Digitale Verwaltung Schweiz stellt Vertragsvorlagen, Checklisten und Allgemeine Geschäftsbedingungen für IT-Leistungen bereit. Die Ausgabe März 2025 bietet einen Ausgangspunkt für die Vertragsgestaltung. Die Unterlagen gelten jedoch nicht automatisch für jeden Gemeindevertrag; ihre Einbeziehung und die örtlichen Vorgaben sind zu klären.
Ziffer 24 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen behandelt Vertragsbeendigung, Datenrückgabe, Löschung und Übergangsunterstützung. Vorgesehen sind unter anderem Wissenstransfer und die Überlassung der vertraglich erstellten Dokumentation. Die Unterstützung beim Übergang erfolgt grundsätzlich gegen angemessene Vergütung.
Für die konkrete Vereinbarung empfiehlt sich eine Präzisierung: Welche Dokumente, strukturierten Daten, Kennungen und Verknüpfungen werden benötigt? Welche Bearbeitungshistorien müssen erhalten bleiben? In welchem Format, mit welcher Beschreibung und innerhalb welcher Frist erfolgt die Übergabe?
Ein vereinbarter Probeexport kann helfen, die Nutzbarkeit ausserhalb der bisherigen Anwendung zu prüfen. Zusätzlich sollten die zuständigen Fachpersonen Rückgabe, Abnahme und Löschung aufeinander abstimmen sowie Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen berücksichtigen. Die Beendigung eines Dienstleistungsvertrags sollte nicht zum Verlust weiterhin benötigter Verwaltungsunterlagen führen.
Notbetrieb und Anbieterwechsel getrennt vorbereiten
Für die Vorsorge sind zwei unterschiedliche Aufgaben auseinanderzuhalten. Der Notbetrieb betrifft die Weiterführung prioritärer Leistungen während einer Störung. Der Anbieterwechsel betrifft die geordnete Übertragung von Daten, Anwendungen und Arbeitsabläufen in eine andere Umgebung.
Für den Notbetrieb empfiehlt sich eine aufgabenbezogene Planung: Welche Leistungen haben Vorrang? Welche Informationen werden dafür benötigt? Wer entscheidet über Ersatzabläufe, und wie werden Mitarbeitende und zuständige Stellen erreicht? Als Szenarien eignen sich ein längerer Ausfall oder eine vorübergehende Nichtverfügbarkeit eines zentralen Dienstes. Das sind Vorsorgeannahmen, keine Prognosen über bestimmte Anbieter.
Für einen Wechsel sind dagegen Zeit, Personal, Dokumentation und geeignete Übergangsleistungen zu planen. Eine Datensicherung ist nicht gleichbedeutend mit einer vorbereiteten Nachfolgelösung. Ebenso macht ein Datenexport allein die neue Umgebung noch nicht arbeitsfähig. Empfehlenswert sind deshalb getrennte Nachweise: ein nachvollziehbarer Wiederherstellungs- oder Notfallablauf einerseits und eine realistische Beschreibung des Übergangs andererseits.
Was die Praxis aus Nidau und beim Bund zeigt
Nidau benennt verbleibende Abhängigkeiten
Eine kommunale Bestandsaufnahme enthält die Antwort des Gemeinderats Nidau zum Postulat über digitale Souveränität. Nach Darstellung des Gemeinderats werden Fachanwendungen mit Personendaten in Schweizer Rechenzentren eines regionalen Dienstleisters betrieben. Für allgemeine Büroanwendungen nutzt die Stadt Microsoft 365, trennt davon aber ihre geschäftsrelevante Datenablage.
Die Antwort benennt auch verbleibende Risiken: Würde Microsoft die Verbindungen unterbrechen, wären Teams und Telefonie kurzfristig betroffen. Die andernorts gespeicherten Office-Daten wären nach dieser Darstellung weiterhin verfügbar.
Das Beispiel ist keine unabhängige Sicherheitsprüfung und keine allgemeine Freigabe dieses Betriebsmodells. Es zeigt aber einen nützlichen Ansatz für die eigene Beurteilung: Nicht nur den Anbieter nennen, sondern die Folgen für einzelne Funktionen und Daten erklären. Daraus können gezielte Verbesserungen entstehen, ohne sofort die gesamte IT zu ersetzen.
Open Source: eine Option mit Voraussetzungen
Am 2. September 2026 veröffentlichte die Bundeskanzlei Ergebnisse der Machbarkeitsstudie BOSS zur Büroautomation mit Open-Source-Software. Büroautomation umfasst Anwendungen für Aufgaben wie Dokumentenbearbeitung, E-Mail und Kalender. Bei Open-Source-Software ist der Quellcode zugänglich und kann im Rahmen der jeweiligen Lizenz genutzt und verändert werden. Untersucht wurde eine auf openDesk beruhende Arbeitsumgebung.
Die getestete Browserlösung erwies sich für zentrale Standardprozesse grundsätzlich als geeignet. Der Ergebnisbericht benennt zugleich erhebliche technische, betriebliche und organisatorische Hürden für einen breiten Einsatz. Eine sofortige vollständige Ablösung der bestehenden Büroautomation wird daraus nicht abgeleitet.
Wichtig ist die Abgrenzung: Der Bericht stützt sich auf Ergebnisse zur Notfall-Büroautomation. Die sichere Bearbeitung schutzbedürftiger Informationen wird im Folgevorhaben weiterbehandelt. Zudem liegt keine belastbare Wirtschaftlichkeitsrechnung für einen produktiven Einsatz vor.
Für Gemeinden empfiehlt sich deshalb ein begrenzter Praxistest statt eines vorschnellen Grundsatzentscheids. Zu prüfen wäre ein vollständiger Arbeitsablauf einschliesslich Fachanbindungen, Ablage und Support. Neben dem Quellcode sollte die Frage stehen, ob qualifizierte Fachleute die Lösung tatsächlich betreiben und bei Bedarf übernehmen könnten.
Kosten, Kompetenzen und Zusammenarbeit gemeinsam beurteilen
Für eine kommunale Entscheidungsgrundlage sollten die Kosten nicht auf Lizenzen reduziert werden. Empfehlenswert ist eine Betrachtung von Einführung, Integration, Betrieb, Schulung und späterem Wechsel. Bei einer Umstellung sind auch mögliche Übergangsphasen mit zwei Systemen und die interne Mitarbeit bei Datenprüfung und Anpassung der Abläufe zu berücksichtigen.
Der BOSS-Bericht verweist ausdrücklich auf zusätzlichen Aufbau- und Übergangsaufwand. Daraus lässt sich keine pauschale Kostenersparnis durch Open Source ableiten. Für eine belastbare kommunale Kalkulation braucht es Angaben zur eigenen Systemlandschaft, zu Schnittstellen, Datenumfang und verfügbaren Ressourcen.
Prüfenswert sind gemeinsame Beschaffungen, geteiltes Fachwissen oder regional organisierte Betriebsleistungen. Als Entscheidungskriterium sollte dabei nicht nur der Einkaufspreis dienen: Verbessert die Zusammenarbeit auch die Kontrolle, die fachliche Prüfung und die Möglichkeit eines späteren Wechsels? Umgekehrt wäre zu untersuchen, ob eine gemeinsame Lösung neue, schwer überblickbare Abhängigkeiten schafft.
Ebenso ist nicht jeder bestehende Vertrag zwingend abzulösen. Als erster Schritt kommen bessere Dokumentation, konkretisierte Übergangsleistungen und nachgewiesene Exportmöglichkeiten infrage. Ein Verbleib beim bisherigen Anbieter sollte auf einer nachvollziehbaren Beurteilung beruhen, nicht allein auf der Befürchtung, dass ein Wechsel schwierig wäre.
Ein Vorgehensmodell für Gemeinden
Die folgenden Schritte sind eine praktische Empfehlung, kein gesetzlich vorgeschriebener Ablauf. Sie lassen sich nach Gemeindegrösse, Zuständigkeiten und vorhandenen Ressourcen ausgestalten.
1. Auftrag und Verantwortung festlegen
Eine zuständige Person oder Stelle sollte die Bestandsaufnahme koordinieren. Als Rollenmodell bietet sich an, dass die Exekutive im Rahmen ihrer Zuständigkeit Prioritäten und Ressourcen bestimmt, die Verwaltungsleitung die Abklärungen zusammenführt und die Fachstellen die Folgen für ihre Aufgaben beurteilen. Technische und datenschutzrechtliche Fachkompetenz ist gezielt beizuziehen.
2. Die wichtigsten Aufgaben und Systeme erfassen
Für die prioritären Verwaltungsaufgaben werden Anwendungen, Datenablagen, Anbieter und Verträge zusammengestellt. Erfasst werden sollten auch ausgelagerte oder gemeinsam betriebene Leistungen. Anschliessend sind die Schutzbedürftigkeit der Daten, mögliche Ausfallfolgen und Schwierigkeiten eines Wechsels getrennt zu beurteilen.
3. Szenarien und Nachweise prüfen
Ein längerer Ausfall, eine Vertragskündigung und eine wesentliche Änderung der Datenbearbeitung eignen sich als Ausgangspunkte. Für jedes Szenario sollte festgehalten werden, was weiter funktioniert und wo Vorbereitung fehlt. Dokumentation, Probeexport und nachvollziehbare Wiederherstellungsabläufe liefern dafür aussagekräftigere Grundlagen als allgemeine Zusicherungen.
4. Massnahmen und Finanzierung entscheiden
Die Entscheidungsgrundlage sollte die wichtigsten Lücken, deren mögliche Folgen, rechtliche Grenzen und umsetzbare Optionen zeigen. Dazu gehören Aufwand, Kosten, Verantwortung und Priorität. So lässt sich unterscheiden zwischen sofort zu klärenden Rechtsfragen, betrieblichen Verbesserungen und längerfristigen Beschaffungsvorhaben.
5. Bei Veränderungen erneut beurteilen
Eine Überprüfung empfiehlt sich vor Vertragsverlängerungen und Neubeschaffungen sowie bei wesentlichen Änderungen. Dazu zählen etwa neue Unterauftragnehmer, andere Bearbeitungsorte oder zusätzliche Funktionen. Zu klären ist jeweils, ob die ursprünglich geprüfte Lösung technisch, organisatorisch und rechtlich noch der tatsächlichen Nutzung entspricht.
Fazit: Kontrolle braucht überprüfbare Handlungsmöglichkeiten
Wie abhängig darf eine Gemeinde von ihren IT-Anbietern sein? Eine allgemeingültige quantitative Grenze lässt sich aus den vorliegenden Grundlagen nicht ableiten. Entscheidend sind die jeweilige Aufgabe, die rechtlichen Anforderungen und die tatsächlich gesicherte Handlungsfähigkeit.
Der nächste sinnvolle Schritt ist deshalb eine priorisierte Bestandsaufnahme. Darauf aufbauend sollten Gemeinden ihre Verträge konkretisieren, die Nutzbarkeit ihrer Daten prüfen und Notbetrieb sowie Anbieterwechsel vorbereiten. Für Beschaffungen helfen die Vertragsgrundlagen der Digitalen Verwaltung Schweiz, der Leitfaden TRIAS und passende eCH-Standards; bei rechtlichen Fragen ist die zuständige kantonale Datenschutzaufsicht einzubeziehen.
Digitale Souveränität bedeutet nicht, ohne Anbieter auszukommen. Sie bedeutet, auch bei veränderten Bedingungen begründet entscheiden und handeln zu können.
