Wann entlastet KI eine Gemeindeverwaltung tatsächlich? Der Beitrag zeigt, wie Gemeinden geeignete Anwendungen auswählen, den gesamten Arbeitsaufwand berücksichtigen und den Nutzen vor einer Einführung prüfen.
Was der Bundesbericht klärt – und was nicht
Am 2. Oktober 2026 verabschiedete der Bundesrat den Bericht «Effizienzsteigerung von Verwaltungsprozessen durch Prozessautomatisierung und künstliche Intelligenz». Er erfüllt damit das Postulat 24.3582 Silberschmidt. Laut der Medienmitteilung der Bundeskanzlei geht es um die Ausrichtung der Bundesverwaltung: Sie soll geeignete Anwendungen gezielter auswählen und ihre Aktivitäten stärker koordinieren. Der Bericht ist keine neue gesetzliche Grundlage für kommunale Verfahren und verpflichtet Gemeinden nicht zur Einführung künstlicher Intelligenz (KI).
Die zugrunde liegende Potenzialanalyse des Bundes erfasste im vierten Quartal 2025 über 130 Prozesse. Daraus entstanden zehn Referenzprozesse; in zehn Arbeitssitzungen wurden im ersten Quartal 2026 über 70 Anwendungsfälle identifiziert. Bewertet wurden Nutzen, Machbarkeit und Risikokontrolle. Das ist eine strukturierte Sammlung möglicher Einsatzfelder, aber keine Messung realisierter Einsparungen in Gemeinden. Aus ihr lässt sich deshalb kein allgemeiner Prozentsatz für kommunale Zeit- oder Kostengewinne ableiten.
Für Gemeinderäte und Verwaltungsleitungen liegt der Nutzen in einer anderen Frage: Welche Aufgaben verdienen eine vertiefte Prüfung, bevor Geld und Arbeitszeit in eine konkrete Lösung fliessen? Die nachfolgenden kommunalen Beispiele und Umsetzungsvorschläge dienen dieser Einordnung; sie sind keine zusätzlichen Vorgaben des Bundes.
Prozessverbesserung ist nicht automatisch ein KI-Projekt
Der Bundesbericht zur Prozessautomatisierung setzt bei der Beschreibung und Optimierung der Abläufe an. Erst danach folgt die Wahl der Technik. Er verlangt eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung über den gesamten Lebenszyklus und Verwaltungsprozess: Einführung, laufender Betrieb, Datenaufbereitung, Schulung sowie Kontrolle und Nachbearbeitung gehören zusammen.
Für eine Gemeinde empfiehlt sich deshalb, vor der Produktauswahl mindestens zwei Alternativen zu untersuchen: einen verbesserten bisherigen Ablauf und eine konventionelle Automatisierung. Ein verständlicheres Formular könnte Rückfragen vermeiden. Eine Schnittstelle könnte doppelte Datenerfassung ersetzen. Eine verbindliche Dokumentenablage könnte das Suchen erleichtern. Solche Möglichkeiten sollten nicht ausscheiden, nur weil sie ohne KI auskommen.
Die Unterscheidung lässt sich an einem Gesuch zeigen. Eine fest programmierte Regel kann anzeigen, dass ein Pflichtfeld leer ist. Eine KI-Anwendung könnte dagegen ein unstrukturiertes Dokument einer Kategorie zuordnen oder eine Zusammenfassung vorbereiten. Generative KI erzeugt neue Inhalte, beispielsweise Textentwürfe. Grosse Sprachmodelle sind eine dafür eingesetzte Technologie; ihre sprachlichen Fähigkeiten erläutert das Sensibilisierungsmerkblatt der Bundeskanzlei. Diese Funktionen lösen unterschiedliche Aufgaben und sollten entsprechend unterschiedlich geprüft werden.
Angenommen, ein Verfahren dauert lange, weil die Zuständigkeit für eine Rückfrage ungeklärt ist. Ein schneller formulierter Brief beseitigt diesen Engpass nicht. Als erstes Projektziel wäre dann eine klare Übergabe zwischen den beteiligten Stellen sinnvoller als eine automatische Textproduktion.
Fünf Ansatzpunkte für kommunale Abläufe
Der Bund priorisiert Geschäftsverwaltung, technologiegestützte Übersetzung, Gesuchs- und Fallprüfung, Datenmanagement sowie betriebswirtschaftliche Unterstützungsprozesse. Die fünf Anwendungsbereiche des Bundes lassen sich als Ausgangspunkt für eine kommunale Bestandsaufnahme verwenden. Die folgende Tabelle enthält denkbare Anwendungen und empfohlene Grenzen eines ersten Tests, keine bereits geprüften Gemeindeprojekte.
| Bereich | Denkbarer Einsatz | Empfohlene Begrenzung |
|---|---|---|
| Geschäftsverwaltung | Eingänge vorsortieren, Dossiers vorschlagen und Beschlussentwürfe vorbereiten. | Zuordnung und Entwurf überprüfen; politische Würdigung und Beschlussfassung nicht automatisieren. |
| Übersetzung | Öffentliche Informationsblätter oder Hinweise zu Dienstleistungen übersetzen. | Fachbegriffe, Ausnahmen und Aussagen zu Rechten oder Pflichten kontrollieren. |
| Gesuchs- und Fallprüfung | Angaben übernehmen, fehlende Unterlagen markieren und Rückfragen vorbereiten. | Die Vollständigkeitskontrolle nicht mit der materiellen Beurteilung eines Anspruchs oder Gesuchs gleichsetzen. |
| Datenmanagement | Mögliche Dubletten erkennen und uneinheitliche Schreibweisen zur Bereinigung vorschlagen. | Die massgebende Quelle bestimmen; Änderungen zunächst einzeln freigeben. |
| Finanzen und Beschaffung | Rechnungsangaben erfassen, Abweichungen anzeigen und Kontierungen vorschlagen. | Sachliche Prüfung, Ausgabenkompetenz und Zahlungsfreigabe im bestehenden Kontrollverfahren belassen. |
Für den Einstieg erscheinen abgegrenzte Aufgaben mit gut überprüfbaren Ergebnissen zweckmässig. Ein geeigneter Test sollte zeigen können, was richtig bearbeitet wurde, welcher Aufwand verblieb und wie Fehler korrigiert werden. Ein hoher Automatisierungsgrad ist für sich allein kein sinnvolles Erfolgskriterium.
Entlastung messen statt voraussetzen
Wie wichtig eine belastbare Nutzenbewertung ist, zeigt eine ältere Prüfung der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK). Sie untersuchte vom 30. September bis 10. Dezember 2024 insgesamt 21 Chatbot-Vorhaben der Bundesverwaltung, darunter laufende Anwendungen und Projekte in unterschiedlichen Stadien. Gemäss dem EFK-Prüfbericht vom 25. Februar 2025 lag nur bei einer Minderheit eine umfassende quantitative Kosten-Nutzen-Analyse vor. Häufig standen qualitative Erwartungen, Nutzungsstatistiken und Rückmeldungen im Vordergrund. Bei komplexeren und aufwendigeren Lösungen wurden strukturiertere Abwägungen vorgenommen. Die Feststellungen beschreiben den damaligen Prüfungsstand, nicht sämtliche Bundesprojekte im Oktober 2026.
Für einen kommunalen Pilot sollten die Ziele deshalb vor Beginn feststehen. Geht es um kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Rückfragen, geringere Fehlerquoten oder bessere Erreichbarkeit? Eine Gemeinde kann einen Qualitätsgewinn bewusst höher gewichten als eine finanzielle Einsparung. Sie sollte dann aber genau dieses Ziel ausweisen, statt nachträglich einen nicht gemessenen Spareffekt zu behaupten.
Ein Rechenbeispiel für den verbleibenden Nutzen
Angenommen, jährlich fallen 3'000 gleichartige Vorgänge mit bisher acht Minuten Bearbeitungsaufwand an. Das entspricht 400 Stunden. Eine neue Anwendung reduziert die Vorbereitung auf zwei Minuten, benötigt aber vier Minuten Kontrolle pro Vorgang. Damit verbleiben 300 Stunden. Werden zusätzlich 60 Stunden jährlich für Betreuung, Aktualisierung und Fehleranalyse benötigt, beträgt der laufende Zeitgewinn noch 40 Stunden.
Kommen im ersten Jahr 30 Stunden für Einführung und Schulung hinzu, verbleiben dort zehn Stunden. Dauert die Kontrolle je Vorgang nicht vier, sondern fünf Minuten, entstehen weitere 50 Stunden Aufwand: Der angenommene jährliche Vorteil wäre aufgebraucht. Lizenz- und Infrastrukturkosten sind dabei noch nicht berücksichtigt. Die Zahlen sind ein hypothetisches Rechenbeispiel, keine erhobenen Erfahrungswerte.
Auch ein tatsächlicher Arbeitszeitgewinn ist nicht automatisch eine Budgeteinsparung. Werden frei werdende Stunden für liegen gebliebene Aufgaben eingesetzt, verbessert sich die Leistung, ohne dass die Personalausgaben sinken müssen. Für einen Finanzierungsentscheid empfiehlt es sich deshalb, Zeit, Qualität und vermiedene Ausgaben getrennt auszuweisen. Eine Bewertung der Arbeitszeit mit einem internen Stundensatz ist etwas anderes als eine tatsächlich wegfallende Zahlung.
Allschwil: Gute Antworten genügen nicht
Ein konkretes Gemeindebeispiel liefert Allschwil. Im Bericht des Gemeinderats vom 6. Mai 2026 wird der interne Personal-Chatbot «HRy» beschrieben. Er sollte Fragen der Mitarbeitenden anhand gemeindeeigener Regelungen beantworten. Nach der Evaluation wurde der Pilot eingestellt: Die Antwortqualität hatte sich zwar verbessert, die erwartete Nutzung blieb jedoch aus. Die Lizenzkosten liessen sich nach Einschätzung des Gemeinderats nicht rechtfertigen.
Der Einzelfall belegt nicht, dass kommunale Chatbots grundsätzlich unwirtschaftlich sind. Er zeigt aber, weshalb technische Qualität und tatsächlicher Bedarf getrennt zu beurteilen sind. Für einen eigenen Pilot wäre deshalb nicht nur zu zählen, wie oft das System aufgerufen wird, sondern auch, welche bisherigen Rückfragen oder Arbeitsschritte dadurch tatsächlich entfallen.
Ein begründeter Abbruch kann ein sinnvolles Projektergebnis sein. Voraussetzung dafür wäre, dass die Gemeinde die Fortführung nicht bereits vor dem Test als selbstverständlich betrachtet und die gewonnenen Erkenntnisse für spätere Vorhaben festhält.
Die Rechtsprüfung beginnt beim konkreten Einsatz
Bundesrechtliche Arbeitshilfen dürfen nicht unverändert als kommunale Rechtsgrundlage übernommen werden. Das eidgenössische Datenschutzgesetz gilt grundsätzlich für private Personen und Bundesorgane. Für Gemeinden ist das jeweils anwendbare kantonale Recht zu prüfen. Die Datenschutzbeauftragte des Kantons Zürich erläutert diese Abgrenzung ausdrücklich: Zürcher Gemeinden unterstehen dem kantonalen Informations- und Datenschutzrecht; für nicht hoheitliche Tätigkeiten im wirtschaftlichen Wettbewerb bestehen besondere Regeln.
Wie eine anwendungsbezogene Prüfung aussehen kann, veranschaulicht das Zürcher Merkblatt zum Einsatz von KI bei öffentlichen Organen. Es verlangt die Klärung von Zweck, Daten, Rechtsgrundlagen und allfälliger Auslagerung. Werden Personendaten bearbeitet, sieht es eine Datenschutz-Folgenabschätzung zur Beurteilung der Risiken für Betroffene vor. Ergibt diese besondere Risiken, ist das Vorhaben der Datenschutzbeauftragten zur Vorabkontrolle zu unterbreiten. Das ist ein kantonales Beispiel, kein identischer Prüfablauf für sämtliche Schweizer Gemeinden.
Für ein kommunales Projekt empfiehlt sich daher eine frühe Abstimmung zwischen Fachabteilung, Datenschutz- beziehungsweise Rechtsberatung und Informatik. Zu klären wären neben dem Datenschutz auch die einschlägigen Verfahrens- und Spezialbestimmungen. Die Projektbeschreibung sollte konkret zeigen, welche Informationen eingehen, wer sie erhält und wofür das Ergebnis verwendet wird. Die Produktbezeichnung «Assistent» beantwortet diese Fragen nicht.
Menschliche Kontrolle braucht eine echte Entscheidungsmöglichkeit
Die Rechtsanalyse der Bundeskanzlei vom 25. September 2026 betont für teilautomatisierte Prozesse der Bundesverwaltung: Eine natürliche Person muss den Vorschlag tatsächlich eigenständig prüfen können. Eine lediglich formelle Bestätigung reicht nicht, wenn das System den Entscheid faktisch vorgibt. Die Person muss die Grundlagen verstehen, Abweichungen erkennen und ihren Entscheidungsspielraum nutzen können.
Für Gemeinden folgt daraus als organisatorische Empfehlung, die Kontrolle nicht nur als Unterschriftsfeld vorzusehen. Im Pilot sollte geprüft werden, ob die Mitarbeitenden Zugang zu den massgebenden Unterlagen haben und genügend Zeit für eine eigenständige Beurteilung erhalten. Auch eine vorgelagerte Auswahl verdient Aufmerksamkeit: Angenommen, ein System markiert bestimmte Gesuche als auffällig. Dann wäre zu testen, weshalb diese Markierung erfolgt und ob vergleichbare Fälle unterschiedlich behandelt werden – nicht erst, ob der spätere Entscheid korrekt formuliert ist.
Verlässliche Unterstützung braucht überprüfbare Grundlagen
Generierte Antworten können überzeugend klingen und trotzdem falsch sein. Darauf weist das Sensibilisierungsmerkblatt zu grossen Sprachmodellen hin. Auch zusätzlich bereitgestellte Referenzdokumente schliessen unzutreffende Ausgaben nicht vollständig aus. Eine interne Dokumentensammlung ist deshalb noch keine Garantie für verlässliche Auskünfte.
Für eine kommunale Wissenssuche wären gezielte Tests sinnvoll: Verwendet das System die geltende Reglementsfassung? Erkennt es eine Ausnahmebestimmung? Unterscheidet es einen früheren Beschluss von einer späteren Änderung? Gibt es offen an, wenn die Unterlagen keine Antwort enthalten? Diese Fragen gehen über eine allgemeine Bewertung der Verständlichkeit hinaus. Die Fachstelle sollte ausserdem festlegen, welche Dokumente als verbindliche Grundlage dienen und wer deren Aktualität verantwortet.
Hinzu kommen Sicherheitsfragen. Die Rechtsanalyse der Bundeskanzlei beschreibt Manipulationen durch versteckte Anweisungen in eingelesenen Dokumenten, sogenannte Prompt Injection. Davon können auch intern betriebene Systeme betroffen sein, insbesondere bei Zugriffen auf weitere Ablagen und Fachanwendungen. Ein interner Betriebsort beseitigt dieses Risiko nicht.
Als Schutzprinzip für einen ersten kommunalen Test empfiehlt sich eine Trennung von Lesen, Verändern und Ausführen. Eine Anwendung, die Unterlagen zusammenfasst, sollte dadurch nicht automatisch Zahlungen auslösen oder Stammdaten ändern können. Solche zusätzlichen Befugnisse wären als eigene Erweiterung zu beurteilen und freizugeben. Auch ein Wechsel des Anbieters oder eine spätere Anbindung weiterer Datenbestände sollte nicht ungeprüft den ursprünglichen Testumfang verändern.
Vom begrenzten Pilot zum verantworteten Betrieb
Die Digitale Verwaltung Schweiz stellt mit ihrer Aufgabenliste zur Erstellung einer KI-Strategie vom Februar 2026 eine Orientierung für Ziele, Verantwortlichkeiten und die Auswahl von Anwendungen bereit. Das Hilfsmittel betont die Anpassung an die eigene Organisation und die Einbindung der betroffenen Anspruchsgruppen. Es ist keine Verpflichtung, in jeder Gemeinde eine neue umfangreiche Projektorganisation aufzubauen.
Auftrag und Verantwortung vor dem Test klären
Als schlanker Einstieg bietet sich ein kurzer Projektsteckbrief an. Die Fachabteilung beschreibt Problem, Fallzahlen und bisherige Bearbeitung. Die Verwaltungsleitung könnte daraus einen begrenzten Testauftrag mit Ziel, Budgetrahmen und Auswertungstermin formulieren. Informatik und zuständige Beratungsstellen sollten technische und rechtliche Fragen vor der Nutzung klären; Finanzverantwortliche könnten die Kostenannahmen prüfen. Wer den Pilot beziehungsweise den späteren Betrieb bewilligt, richtet sich nach der jeweiligen kommunalen Kompetenzordnung.
Der Auftrag sollte auch festhalten, was die Anwendung ausdrücklich nicht tun darf. Dazu könnten automatische Mitteilungen an Betroffene, nicht freigegebene Datenübermittlungen oder Änderungen an Fachsystemen gehören. So lässt sich eine nützliche Unterstützungsfunktion testen, ohne gleichzeitig alle möglichen Folgehandlungen zuzulassen.
Den gewöhnlichen Arbeitsalltag und schwierige Fälle prüfen
Für die Auswertung empfiehlt sich ein Vergleich mit dem bisherigen Ablauf anhand gleichartiger Aufgaben. Neben vollständigen Standardfällen sollten unvollständige, widersprüchliche und ungewöhnliche Eingaben vorkommen. Zu erfassen wären insbesondere der gesamte Arbeitsaufwand, notwendige Korrekturen und nicht verwertbare Ergebnisse. Die Auswahl und Verwendung der Testdaten ist ebenfalls rechtlich zu klären; ein Pilot ist kein Grund, auf den Schutz von Personendaten zu verzichten.
Die betroffenen Mitarbeitenden sollten die Testfälle mitbestimmen und die Ergebnisse beurteilen. Sinnvoll wäre eine Schulung, die nicht nur Bedienung erklärt, sondern fehlerhafte Antworten und den Umgang mit Zweifelsfällen übt. Vorab definierte Abbruchkriterien können verhindern, dass ein technisch interessantes Vorhaben trotz unzureichender Qualität oder fehlendem Nutzen weitergeführt wird.
Betrieb und Ausstieg mitentscheiden
Ein Fortführungsentscheid sollte mehr umfassen als eine Lizenzverlängerung. Zu bestimmen wären die fachliche Betreuung, die Pflege der Wissensgrundlagen, der Umgang mit Störungen und das Vorgehen nach Änderungen. Ein wiederkehrender Test mit bekannten Fällen könnte sichtbar machen, ob sich die Qualität verschlechtert. Ebenso sollte ein Ersatzablauf verfügbar bleiben, wenn die Anwendung ausfällt oder eingestellt wird.
Bei beschränkten eigenen Ressourcen lohnt sich eine Prüfung gemeinsamer Lösungen mit anderen Gemeinden oder bestehenden Dienstleistern. Zu vergleichen wären dabei nicht nur Bezugskosten, sondern auch Koordinationsaufwand, Anpassungsbedarf und Zuständigkeiten. Gemeinsam genutzte Technik entbindet nicht von der Prüfung des eigenen Anwendungsfalls; sie kann aber Anlass sein, Testfälle und Erfahrungen auszutauschen.
Ein geeigneter nächster Schritt für die Verwaltungsleitung
Statt einer allgemeinen Beschaffung «von KI» bietet sich der Auftrag an, einen wiederkehrenden, klar abgegrenzten Ablauf für eine Variantenprüfung auszuwählen. Der Projektsteckbrief sollte das bisherige Problem, eine Lösung ohne KI, eine KI-gestützte Alternative und überprüfbare Erfolgskriterien gegenüberstellen. Erst auf dieser Grundlage wäre über einen Pilot zu entscheiden. Dessen Ergebnis kann eine Einführung, eine Überarbeitung oder ein Verzicht sein. Entscheidend ist, dass die Gemeinde den Nutzen nachvollziehen und den gewählten Ablauf fachlich, rechtlich und organisatorisch verantworten kann.
