Eine Schweizer Feldstudie zeigt, wie häufig Anfragen an Gemeinden unbeantwortet bleiben. Für die Praxis stellt sich die Frage, wie Zuständigkeiten, rechtliche Prüfung und Rückmeldungen zuverlässig zusammenspielen.
Informationszugang beginnt mit einer klaren Zuständigkeit
Eine Person bittet per E-Mail um ein vorhandenes Dokument. Für die Verwaltung stellen sich mehrere Fragen gleichzeitig: Welche Unterlage ist gemeint? Wer verfügt darüber? Welches Recht gilt? Gibt es Gründe, den Zugang einzuschränken? Und wer sorgt dafür, dass die anfragende Person eine Antwort erhält? Bereits die Zuordnung des Anliegens entscheidet mit darüber, ob ein nachvollziehbares Verfahren entsteht.
Für Verwaltungsleitungen, Gemeindeschreibereien und Exekutiven lohnt es sich deshalb, Informationszugang als Arbeitsablauf zu betrachten. Ein Gesetz regelt Ansprüche und Grenzen; seine Anwendung braucht Zuständigkeiten, erreichbare Ansprechpersonen und eine Kontrolle der nächsten Bearbeitungsschritte. Eine Schweizer Feldstudie bietet Anlass, diese organisatorischen Voraussetzungen zu überprüfen.
Ein Praxistest mit 2’121 Gemeinden
Das Institut de hautes études en administration publique (IDHEAP) der Universität Lausanne veröffentlichte die vorläufigen Ergebnisse im Working Paper 3/2026 von Martial Pasquier und Mitautoren. Zwischen dem 16. und 20. Juni 2025 wurden 2’121 Schweizer Gemeinden per E-Mail um die Traktandenliste ihrer letzten Exekutivsitzung gebeten. Antworten wurden während 60 Tagen nach Versand erfasst. Die Gesamtauswertung umfasst unterschiedliche kantonale und kommunale Rechtslagen.
Ergebnisse für alle 2’121 angeschriebenen Gemeinden, Erhebung 2025| Ergebnis | Gemeinden | Anteil |
|---|---|---|
| Keine Antwort registriert | 1’448 | 68,27 % |
| Ausdrückliche Verweigerung | 240 | 11,32 % |
| Rückfragen, Anforderungen oder Verzögerung ohne anschliessende Dokumentübermittlung | 203 | 9,57 % |
| Übermittelte Informationen entsprachen nicht der Anfrage | 35 | 1,65 % |
| Verlangte Traktandenliste übermittelt | 195 | 9,19 % |
| Total | 2’121 | 100,00 % |
Quelle: Tabelle 5 des Working Papers, S. 18; Prozentwerte aus den Fallzahlen berechnet und auf zwei Dezimalstellen gerundet. Die Methodik steht auf S. 15–16.
Die Kategorie «Conformité» bezeichnet den Erhalt der verlangten Liste. Rechtmässige und rechtswidrige Verweigerungen werden nicht gesondert ausgewiesen. Der Beobachtungszeitraum ist keine gesetzliche Antwortfrist.
Antwort, Informationszugang und Rechtmässigkeit unterscheiden
Für die kommunale Praxis sind drei Fragen auseinanderzuhalten: Reagiert die Verwaltung auf ein Gesuch? Erhält die gesuchstellende Person Zugang? Entspricht das Vorgehen den rechtlichen Vorgaben? Diese Fragen hängen zusammen, sind aber nicht gleichbedeutend. Eine rechtmässige Ablehnung kann das Ergebnis einer ordnungsgemässen Prüfung sein. Eine Empfangsbestätigung wiederum ersetzt keinen Entscheid über den Zugang.
Die niedrige Herausgabequote erlaubt deshalb keine pauschale Aussage, ein entsprechender Anteil der Gemeinden habe das Gesetz verletzt. Für eine solche Bewertung müssten die einzelnen Dokumente, die anwendbaren Regeln und die Verfahrensschritte geprüft werden. Ebenso wenig lässt sich aus einer registrierten Nichtantwort allein ableiten, weshalb sie ausblieb oder ob eine Gemeinde Informationen bewusst zurückhalten wollte.
Als mögliche Ansatzpunkte für eine interne Überprüfung kommen ungeklärte Zuständigkeiten, fehlende Nachverfolgung, Unsicherheit bei der Rechtsanwendung oder technische Probleme beim Nachrichteneingang infrage. Das sind Prüffragen, keine aus den Zahlen nachgewiesenen Ursachen. Auch eine allgemeine Rangliste der transparentesten Gemeinden würde mehr voraussetzen als den Ausgang einer einzelnen Anfrage zu einer bestimmten Dokumentenart.
Für die Führung lässt sich daraus ein sinnvoller Qualitätsanspruch ableiten: Ein Gesuch soll erfasst, einer verantwortlichen Person zugewiesen, sachgerecht geprüft und nachvollziehbar abgeschlossen werden. Eine hohe Herausgabequote allein wäre dafür kein ausreichender Massstab. Zur Qualität gehören auch der Schutz berechtigter Interessen und eine verständliche Kommunikation über das Verfahren.
Das kantonale Recht bestimmt den konkreten Ablauf
Das Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip in der Verwaltung (BGÖ) gilt nicht für kantonale und kommunale Behörden. Dies erläutert der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Für ein kommunales Gesuch ist deshalb zu klären, welche kantonalen und gegebenenfalls kommunalen Regelungen gelten. Dazu gehören der Geltungsbereich, die erfassten Dokumente, allfällige Ausnahmen, die Form des Gesuchs, Fristen, Gebühren und der Rechtsschutz.
Eine Arbeitsanweisung sollte diese Vorgaben für die eigene Gemeinde zusammenführen. Eine bundesrechtliche Frist oder ein kantonales Muster kann nicht ohne Prüfung auf andere Gemeinden übertragen werden. Auch allgemeine Fragen zur Tätigkeit einer Behörde, ein Zugangsgesuch zu vorhandenen Dokumenten und die Akteneinsicht einer Partei in einem laufenden Verfahren können unterschiedliche Regeln auslösen.
Seit der Erhebung haben sich Rechtsgrundlagen verändert
In Uri gilt das Öffentlichkeitsgesetz seit dem 1. Januar 2026 auch für die Behörden der Einwohnergemeinden. Für diese erfasst die Übergangsbestimmung Dokumente, die nach Inkrafttreten der Änderung erstellt oder empfangen wurden. Massgebend sind Art. 2 und Art. 11a der geltenden Gesetzesfassung, Stand 1. Januar 2026.
In Nidwalden ist das kantonale Öffentlichkeitsgesetz seit dem 1. August 2026 in Kraft. Es umfasst unter anderem kommunale Verwaltungsstellen und Behörden ohne die Kommissionen sowie Gemeindeverbände. Grundsätzlich gilt es für danach erstellte oder empfangene Dokumente. Eine Ausnahme von dieser zeitlichen Begrenzung besteht für ältere Materialien zum Verständnis und zur Auslegung allgemeinverbindlicher Erlasse. Diese Regeln enthält die aktuelle Gesetzesfassung, insbesondere Art. 2 und Art. 17.
In Luzern besteht für Einwohnergemeinden eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2030. Erlässt eine Gemeinde bis dahin kein eigenes Reglement, gilt anschliessend die kantonale Regelung. Dies erläutert die kantonale Information zum Öffentlichkeitsprinzip. Daraus folgt keine pauschale Ausnahme für jede Luzerner Gemeinde bis 2030; die örtliche Regelung bleibt zu prüfen.
Diese Entwicklungen zeigen, weshalb Ergebnisse einer Erhebung von 2025 und die Rechtslage im Oktober 2026 getrennt betrachtet werden müssen. Für Verwaltungen, deren Grundlagen geändert haben, ist dies ein konkreter Anlass, Zuständigkeiten, Merkblätter und Vorlagen zu aktualisieren.
Traktandenliste, Beratung und Beschluss gezielt beurteilen
Bei Unterlagen einer Exekutivsitzung kommt es darauf an, was genau verlangt wird. Eine Themenliste, vorbereitende Stellungnahmen, die Aufzeichnung einer Beratung und ein gefasster Beschluss erfüllen unterschiedliche Funktionen. Die Bezeichnung eines gesamten Dossiers als «intern» beantwortet die Zugangsfrage noch nicht.
Ein anschauliches kantonales Beispiel liefert die Waadtländer Fachbehörde zum Informationsrecht: Debattenprotokolle der kommunalen Exekutive sind nicht öffentlich. Entscheidprotokolle und Entscheide unterstehen dagegen grundsätzlich dem Informationsgesetz, unter Vorbehalt entgegenstehender Interessen. Bei Traktandenlisten verweist die Behörde darauf, dass diese grundsätzlich keine politische Würdigung enthalten, aus der die behördliche Willensbildung hervorgeht; eine abweichende Einordnung muss konkret begründet werden.
Das Beispiel ist keine schweizweite Herausgaberegel. Es verdeutlicht vielmehr den Nutzen einer Prüfung nach Dokumentart und Inhalt. Für die Organisation empfiehlt sich, Unterlagen so abzulegen und zu bezeichnen, dass die zuständige Stelle die verlangte Information erkennen kann. Wo Schutzinteressen betroffen sind, muss anschliessend geklärt werden, ob und in welchem Umfang Zugang möglich ist.
Ein Ablauf, der im Gemeindealltag funktioniert
Die folgenden Schritte sind organisatorische Empfehlungen. Sie beschreiben, wie eine Gemeinde die Bearbeitung strukturieren kann; Entscheidbefugnisse, Fristen und formelle Anforderungen ergeben sich aus den jeweils geltenden Regeln. Eine Umsetzung bietet sich besonders bei Rechtsänderungen, Personalwechseln oder wiederkehrenden Unklarheiten im Umgang mit Gesuchen an.
1. Den Eingang erkennen und richtig zuweisen
Empfang, Kanzlei und Fachabteilungen sollten wissen, an wen Anfragen nach vorhandenen Unterlagen weiterzuleiten sind. Dafür kann ein kurzes internes Merkblatt mit typischen Beispielen genügen. Mitarbeitende müssen eine Anfrage zunächst einordnen können; sie brauchen nicht sämtliche Rechtsfragen selbst zu beantworten.
Für die Anforderungen an ein Gesuch lohnt sich ein Blick auf die konkrete kantonale Regelung. In Waadt sind Anfragen grundsätzlich formfrei und müssen nicht begründet werden. Sie müssen die gesuchte Information hinreichend erkennen lassen; nötigenfalls kann die Behörde eine schriftliche Einreichung verlangen. Wer einen Ablauf festlegt, sollte solche Anforderungen präzise übernehmen und zusätzliche Hürden vermeiden, für die keine Grundlage besteht.
2. Fallführung und Entscheidzuständigkeit klären
Eine verantwortliche Person sollte den Überblick über das Gesuch behalten. Typischerweise kommt dafür je nach Organisation die Gemeindeschreiberei, eine zuständige Fachstelle oder eine andere bezeichnete Funktion infrage. Diese Zuordnung ist ein Organisationsentscheid und ersetzt keine gesetzlich festgelegte Entscheidbefugnis.
Sinnvoll ist die Unterscheidung zwischen Koordination, fachlicher Prüfung und Entscheid. Die Fachabteilung kann Unterlagen auffinden und deren Inhalt erläutern. Die fallführende Person koordiniert Abklärungen und Rückmeldungen. Wer verbindlich entscheidet, richtet sich nach der Zuständigkeitsordnung. In einer kleinen Verwaltung können mehrere Aufgaben bei derselben Person liegen; eine Stellvertretung sollte dennoch geklärt sein.
3. Termine und offene Schritte sichtbar halten
Für die Nachverfolgung empfiehlt sich eine geschützte Übersicht mit Eingangsdatum, verlangten Unterlagen, verantwortlicher Person, relevanten Terminen, laufenden Abklärungen und Abschluss. Ein bestehendes Geschäftsverwaltungssystem kann diese Funktion übernehmen. Entscheidend ist, dass offene Schritte erkennbar bleiben und bei Abwesenheiten übernommen werden können.
Die Zürcher Behördeninformation zum Verfahren nennt eine Antwort innert 30 Tagen: Zugang, eine ablehnende Verfügung oder eine begründete Mitteilung, weshalb der Entscheid länger dauert und bis wann damit zu rechnen ist. Waadt sieht grundsätzlich 15 Tage vor; unter den gesetzlichen Voraussetzungen ist eine Verlängerung um weitere 15 Tage möglich. Solche Unterschiede müssen in den örtlichen Ablauf einfliessen. Eine interne Erinnerung sollte sich an der tatsächlich geltenden Vorgabe orientieren.
4. Dokumente und Schutzinteressen zusammen prüfen
Die fachliche Prüfung beginnt mit dem vorhandenen Bestand: Welche Unterlagen entsprechen dem Gesuch, in welcher Fassung liegen sie vor und welche Stellen sind betroffen? Falls die Anfrage unklar ist, kann eine gezielte Rückfrage helfen. Ein blosses Unbehagen gegenüber einer möglichen Veröffentlichung beantwortet dagegen keine rechtliche Frage.
Nach der Zürcher Erläuterung ist bei entgegenstehenden Interessen zu prüfen, ob diese durch Anonymisierung oder Abdeckung heikler Passagen angemessen geschützt werden können. Eine vollständige Verweigerung darf in dieser Konstellation nicht weiter gehen als erforderlich; besondere gesetzliche Ausschlüsse bleiben zu beachten. Organisatorisch empfiehlt sich deshalb ein frühzeitiger Austausch zwischen der sachkundigen Fachstelle und der für Rechts- oder Datenschutzfragen zuständigen Unterstützung.
5. Rückfragen und Zwischenstände verständlich kommunizieren
Wenn Angaben fehlen oder weitere Abklärungen nötig sind, sollte die Rückmeldung den nächsten Schritt erkennen lassen. Hilfreich sind eine konkrete Beschreibung der offenen Frage, der Grund für die Abklärung und die Angabe, wie das Verfahren weitergeführt wird. Dasselbe gilt, wenn eine zulässige Gebührenankündigung oder eine Anhörung erforderlich ist.
Für die Fallführung bedeutet dies, eine Rückfrage nicht mit dem Abschluss des Gesuchs gleichzusetzen. Der weitere Verlauf sollte nach den anwendbaren Regeln verfolgt werden. Eine solche Kommunikation kann Missverständnisse reduzieren, ohne das Ergebnis der rechtlichen Prüfung vorwegzunehmen oder einen Zugang zu versprechen, über den noch nicht entschieden wurde.
6. Hilfsmittel pflegen und die Bearbeitung auswerten
Ein kleines Set aktueller Hilfsmittel kann die Bearbeitung vereinfachen: eine Anleitung zur Weiterleitung, passende Antwortvorlagen, eine Prüfhilfe und die Kontaktdaten einer Beratungsstelle. Die Waadtländer Arbeitshilfe für Gemeindebehörden empfiehlt ausdrücklich, Behördenmitglieder und Mitarbeitende für die Anforderungen des Informationsrechts zu sensibilisieren. Sie behandelt sowohl die aktive Information als auch den Zugang auf Anfrage.
Für eine interne Auswertung wären neben abgeschlossenen Fällen insbesondere offene Abklärungen, wiederkehrende Rückfragen und Schwierigkeiten bei der Zuständigkeit aufschlussreich. Daraus lassen sich Schulungsbedarf oder Anpassungen an Vorlagen ableiten. Häufig nachgefragte Unterlagen können zudem Anlass geben, eine aktive Veröffentlichung zu prüfen, soweit diese rechtlich zulässig und organisatorisch sinnvoll ist.
Den nächsten Verbesserungsschritt konkret festlegen
Für einen ersten Selbstcheck kann die Verwaltungsleitung den Weg einiger kürzlich bearbeiteter Gesuche gemeinsam mit den beteiligten Stellen nachvollziehen: War die Zuständigkeit erkennbar? Wurden die richtigen Grundlagen verwendet? Waren Termine und Rückfragen dokumentiert? Konnte die gesuchstellende Person den Ausgang verstehen?
Der Nutzen entsteht aus einer konkreten Folgerung. Fehlt eine Stellvertretung, wäre diese zu regeln. Sind Unterlagen schwer auffindbar, lohnt sich die Überprüfung der Ablage. Bei rechtlichen Unsicherheiten kann eine gezielte Schulung oder Beratung helfen. Hat sich das kantonale Recht geändert, sind die betroffenen Arbeitsanweisungen anzupassen. So wird aus dem Forschungsanlass ein überprüfbarer Auftrag für die eigene Verwaltung.
