Ein schlechteres Schlusszeugnis braucht Belege. Ein SEM-Fall zeigt Personalstellen, wie sie Bewertungsänderungen prüfen und Leistung, Absenzen sowie Minusstunden auseinanderhalten.
Der Fall: weiterhin gut, aber deutlich schlechter als zuvor
Eine Administratorin und Disponentin war vom 1. September 2023 bis zum 31. Dezember 2024 befristet beim Staatssekretariat für Migration (SEM) angestellt. Ende 2023 erhielt sie ein gutes bis sehr gutes Zwischenzeugnis; gleichzeitig wechselte die vorgesetzte Person. Nach der Frühgeburt ihres Kindes im Mai 2024 arbeitete sie bis zum Vertragsende nicht mehr. Zwischen Zwischenzeugnis und letztem Arbeitstag lagen damit weniger als fünf Monate.
Das Schlusszeugnis bewertete ihre Leistungen insgesamt noch als gut. Im Vergleich zum Zwischenzeugnis erkannte das Bundesverwaltungsgericht jedoch deutliche Herabstufungen, unter anderem beim Leistungsvermögen, bei der Flexibilität und beim Umgang mit Kritik. Im Urteil A-4254/2025 vom 15. Oktober 2026 gab es der Mitarbeiterin in der Bewertungsfrage recht: Die Arbeitgeberin konnte die behauptete Verschlechterung nicht belegen. Die Sache wurde zur Ausstellung eines gleichwertigen Schlusszeugnisses nach Eintritt der Rechtskraft zurückgewiesen. Ob diese inzwischen eingetreten ist, ergibt sich aus der Quelle nicht.
Welche Änderung muss belegt werden?
Im Bundespersonalverhältnis wendet das Gericht Artikel 330a OR sinngemäss an. Das Zeugnis soll Tätigkeit, Leistung und Verhalten wahr, klar, vollständig und wohlwollend wiedergeben. Wahrheit geht vor Wohlwollen; ein Anspruch auf eine bestimmte Formulierung besteht grundsätzlich nicht. Das Schlusszeugnis muss die gesamte Anstellungsdauer abbilden.
Ein besseres Zwischenzeugnis ist dabei ein wichtiger Bezugspunkt. Bestreitet die angestellte Person unter dessen Vorlage das schlechtere Schlusszeugnis, muss die Arbeitgeberin die Tatsachen beweisen, welche die Verschlechterung rechtfertigen. Diese besondere Konstellation ist von der allgemeinen Beweislast für gewünschte Zeugnisverbesserungen zu unterscheiden (Erwägung 4.5).
Nicht jede sprachliche Änderung bedeutet eine schlechtere Bewertung. Bei der Aufgabenliste akzeptierte das Gericht, dass drei allgemeine Tätigkeitsbereiche durch zwei spezifischere ersetzt worden waren: Die neue Liste war nicht als falsch ausgewiesen und wurde als gleichwertig beurteilt. Bei Kompetenzen und Gesamteindruck stellte es dagegen eine echte Herabstufung fest.
Was die vorgelegten Unterlagen tatsächlich bewiesen
Minusstunden waren schon beim Zwischenzeugnis vorhanden
Der negative Zeitsaldo betrug Ende 2023 bereits 32.98 Stunden und am letzten Arbeitstag im Mai 2024 49.92 Stunden. Ein erheblicher Teil war somit entstanden, bevor das gute bis sehr gute Zwischenzeugnis ausgestellt wurde. Die Zeitnachweise belegten keine erst danach eingetretene Leistungseinbusse.
Hinzu kam der Schwangerschaftsschutz: Die Mitarbeiterin durfte ihre tägliche Sollarbeitszeit nicht überschreiten und konnte die Minusstunden deshalb nicht abarbeiten. Auch nach der Geburt war ihr ein Ausgleich wegen der Befreiung von der Arbeitspflicht unmöglich. Diese unverschuldete Situation durfte die Leistungsbewertung nicht verschlechtern; eine Schlechterstellung wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft war zudem gleichstellungsrechtlich unzulässig.
Den finanziellen Abzug der Minusstunden hielt das Gericht im konkreten Bundespersonalverhältnis mangels nachgewiesenen Arbeitgeberverzugs für zulässig. Damit waren sie in diesem Fall personalrechtlich abschliessend berücksichtigt. Der Abzug lieferte jedoch keinen Beweis schlechterer Leistung. Für andere Arbeitsverhältnisse sind Zeitausgleich und Lohnabzug gesondert nach dem anwendbaren Recht zu prüfen.
Abwesenheit war kein Leistungsnachweis
Die Arbeitgeberin berief sich auch auf Krankheit, Ferien und Feiertage. Ein Einfluss der krankheitsbedingten Absenzen auf die während der Anwesenheit gezeigte Leistung oder das Verhalten war weder behauptet noch belegt. Ferien und gesetzliche Feiertage rechtfertigten ebenfalls keine Herabstufung.
Davon ist die Erwähnung einer längeren Abwesenheit zu unterscheiden. Nach der im Urteil erläuterten Rechtsprechung kommt sie in Betracht, wenn die Abwesenheit im Verhältnis zur Vertragsdauer erheblich ist und sonst ein falsches Bild der erworbenen Berufserfahrung entstünde. Für die Erwähnung einer Krankheit selbst nennt das Gericht zusätzliche Voraussetzungen hinsichtlich Leistung, Verhalten oder Eignung für die bisherigen Aufgaben. Eine geringere Beobachtungsdauer allein ist keine schlechtere Arbeitsqualität.
Pauschale Verhaltensvorwürfe genügten nicht
Auch die angeblich geringere Hilfsbereitschaft war nicht ausreichend belegt. Die erwähnten System-Stempelungen wurden nicht vorgelegt; zuvor war die Hilfsbereitschaft im Probezeitgespräch und im Zwischenzeugnis positiv dokumentiert worden. Überstunden anderer Teammitglieder liessen für sich allein keinen Schluss auf die Arbeitslast oder das Verhalten der Mitarbeiterin zu.
Ein Zielvereinbarungsgespräch vom 13. März 2024 fehlte im Personaldossier. Beide Seiten bestätigten zwar, dass Minusstunden besprochen worden waren; der genaue Gesprächsinhalt liess sich aber nicht mehr nachweisen. Der Fall zeigt damit die Bedeutung zeitnaher, auf konkrete Beobachtungen bezogener Rückmeldungen.
Ein Prüfablauf für kommunale Personalstellen
Die folgenden Schritte sind redaktionelle Empfehlungen. Welche Zeugnis-, Arbeitszeit- und Verfahrensregeln eine Gemeinde binden, bestimmt ihr kantonales beziehungsweise kommunales Personalrecht. Bundesrechtliche Gleitzeitgrenzen lassen sich nicht unverändert übernehmen.
- Vergleichsgrundlage klären: Zwischenzeugnisse, Beurteilungen und Stellenaufgaben zusammentragen; den gesamten Anstellungszeitraum berücksichtigen.
- Änderungen einordnen: Aufgabenbeschreibung, Leistung und Verhalten getrennt vergleichen. Handelt es sich um andere Worte oder um eine schlechtere Aussage?
- Veränderung zeitlich belegen: Für jede Herabstufung festhalten, welche neuen Beobachtungen hinzugekommen sind. Ein Führungswechsel ersetzt diesen Nachweis nicht.
- Aussagekraft prüfen: Zeiterfassung, Aufgabenzuteilung und Gesprächsnotiz belegen unterschiedliche Dinge. Absenzen, Zeitsaldo und finanzielle Austrittsfragen von der tatsächlich erbrachten Leistung trennen.
- Gesamtbild freigeben: Führung und Personalstelle sollten jede schlechtere Bewertung den tragenden Unterlagen gegenüberstellen. Fehlen belastbare Belege, ist die Herabstufung nochmals zu prüfen.
Die zeitnahe Dokumentation ist auch bei anderen Personalentscheiden wichtig. Der Beitrag zur Probezeitkündigung im öffentlichen Dienst behandelt deren eigenen Verfahrensrahmen. Für das Arbeitszeugnis bleibt die konkrete Frage, welche Aussage über die gesamte Tätigkeit sachlich getragen ist.
